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Viajes de negocios: aprende a viajar más, por menos dinero

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Una de las consecuencias de la crisis económica es que muchas empresas se lo están pensando dos veces antes de planificar un viaje de negocios. Y es que, gracias a tecnologías como la videoconferencia, el planteamiento del que parten es sencillo y comprensible: “¿Seguro que tenemos que desplazarnos? ¿No podemos mantener la reunión on-line?”

Aunque esto es verdad, también lo es que en muchas ocasiones no queda otro remedio que viajar, porque por muy buena que sea la tecnología que empleemos, la sensación de encontrarnos cara a cara con nuestro interlocutor, el poder compartir una comida, captar las sensaciones que nos transmite, etc. es irremplazable. Esto no quiere decir que no podamos ahorrar en nuestros viajes. En este artículo os mostramos nada menos que diez pistas para que viajar os cueste un poquito menos.

1. Usar las tarifas más baratas de Internet.

Un mismo asiento en un vuelo a Londres puede costar entre 50 y 1.000 euros. Puede complementar una tarifa económica con un seguro de cancelación “todo-riesgo”, por un importe mínimo, por si no pudiera viajar por cualquier causa.

En cambio, si reserva billetes “por si acaso”, sin tener las fechas claras, tendremos que buscar billetes muy flexibles que se acercaran más a esos 1.000 euros del ejemplo anterior. El uso de tarifas más económicas resulta rentable, aún cuando se tenga que perder algún billete.

2. Reservar con anticipación

Este punto está muy relacionado con el apartado anterior, ya que si esperamos al ultimo día es muy posible que ya no existan tarifas económicas y tengamos que pagar un 100% más de lo que hubiéramos podido pagar reservando 10 días antes.

Aunque en muchas ocasiones esto no es posible, sí que muchas empresas tratan de concienciar a los viajeros sobre la importancia de tener esta planificación en sus viajes; y de hecho introducen estos parámetros en su política de viajes de forma que se mide a los empleados en función de su cumplimiento. Una buena medida consiste en obtener listados de anticipación media en las compras y distribuirlo a los empleados, de forma que cada uno viajero vea como esta contribuyendo o cuanto le falta para acercarse a la media de la empresa.

3. Aprovecharse del “visual guilt” o “factor de culpabilidad” que nos ofrece Internet

En una agencia online el viajero ve todas las tarifas económicas de todas las compañías en una sola pantalla. A un empleado le genera cierto rechazo elegir una tarifa cara por ir en una determinada aerolínea si en la misma pantalla se le muestra una alternativa un 80% mas barata.

4. Adaptar en lo posible nuestra reunión a los mejores precios

Si localizamos una tarifa muy económica para estar en destino a las 10 de la mañana, el hecho de comprometernos a estar a las 9 de la mañana le puede suponer tener que pagar el doble por su billete.

Si encontramos una buena tarifa, reservemos su billete, cerremos la reunión y compremos posteriormente el billete. Incluso hay funciones en las webs que nos ofrecen información sobre el día mas barato para viajar dentro de una semana o un mes. Si podemos visitar al distribuidor de Málaga el jueves en vez del viernes y ahorrar un 30% del billete, ¿porque no hacerlo?

5. No ceñirse a una aerolínea

Las mejores webs en Internet nos ofrecen objetivamente las combinaciones de todas las aerolíneas para que el precio final sea el más bajo posible.

Ir con una y volver con otra puede dar muy buenos ahorros, ya que se aprovechan las mejores ofertas de todas las compañías. Se habla mucho de las compañías de bajo coste, pero constantemente estamos viendo ofertas de aerolíneas regulares que baten los precios de cualquier compañía “low cost”.

6. Definir claramente los objetivos de las reuniones

No se trata de hacer menos reuniones, sino de que asista la gente necesaria para cubrir los objetivos. En viajes de incentivos, la US Travel Association recomienda que no haya más de un 10% de ejecutivos de la firma patrocinadora.

7. Buscar las mejores ofertas de hoteles en Internet.

Aunque disponga de tarifas negociadas, en algunas ocasiones nos puede resultar conveniente beneficiarnos de las promociones que las cadenas hoteleras publican en Internet, tanto en sus propias webs como en las de las agencias on-line. Otra buena opción es aprovecharse de las ventajas en precio reservando vuelo + hotel.

8. Distribuir entre los empleados informes sobre costes medios en las principales rutas

Todos los que estén consistentemente por encima de estos tratarán de bajarlos para adecuarlos a los que tiene su empresa.

9. Premiar y fomentar el ahorro entre los empleados

Un incentivo económico en función del ahorro generado puede reducir los costes de los viajes en gran medida y concienciar al viajero sobre la adopción de las medidas necesarias comentadas anteriormente (reservar anticipadamente, buscar entre todas las aerolíneas, adaptar las reuniones, etc.). Resulta también muy efectivo el “ejemplo” que puede dar un Director Financiero viajando en una “low cost” a Londres

10. Tratar de beneficiarse de los precios especiales que las aerolíneas sacan al mercado los fines de semana

Las propias webs de las aerolíneas y las agencias on-line son las que mejor suelen mostrar estas opciones. Muchas pymes ya lo saben y se conectan a Internet los domingos para reservar los vuelos de la semana.

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